Google お役立ち

Google Workspaceで送信メールを集約できて情報共有に便利な設定知ってる?所要時間たったの5分

gmailを会社で複数アカウントを利用していて各担当者がそれぞれのお客様への連絡を取って処理をしてくれているけどその案件の見積もり内容や連絡事項など情報共有ができていなかったりしていませんか?

情報共有ができていないと行き当たりばったりの仕事になってしまってお客様にも迷惑をかける可能性があります。

メールって一方通行なので不便な面も多いですよね。

そこで紹介したい設定方法があります。

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Google Workspaceの送信メール設定方法

各担当者がメールアドレスを持っていたとして○○〇〇@workspace.jpというメールアドレスに担当者が送信したメールを共有したいとします。

googleの拡張機能にもあるAuto BCC for Gmail by cloudHQという拡張機能もありますが各PCへの設定が必要です。

営業所が離れたりしていると各PCへの設定をしにいくことも難しかったりしますよね。

そんなときに便利なのが管理コンソールへログインしてGoogle Wrokspaceへ

Google Workspaceでメール転送設定手順

<設定手順>
1.管理コンソールにアクセス


2.[アプリ]>[Google Workspace]>[Gmail]>[コンプライアンス]をクリック


3.左メニューから該当する組織部門をクリック


4.[コンテンツ コンプライアンス]の項までスクロールし、[設定]または[別のルールを追加]をクリック


5.以下の様に項目を設定

-1.影響を受けるメール:[送信] [内部-送信]をオン
-2.[各メッセージで検索するコンテンツを表す表現を追加する]にて、
[次の一部がメールに一致する場合]を選択
-3.[まだ表現が追加されていません]と表示された右側の「追加」を押下し、
[シンプルなコンテンツマッチ]を [高度なコンテンツマッチ]へ切り替えます。

場所:送信者のヘッダー
テキストを含む
コンテンツ:nanashi@workspace.jp

-3. 上記の表現が一致する場合は、次の処理を行います:
[受信者を追加]にチェックを入れ、[追加]から、
「○○〇〇@workspace.jp」を入力

6.設定完了後、[保存]をクリック

たったこれだけで読み進めていけば設定完了です。

最後に

ちゃんとBccに入れるルールなどを社内で通達してても逸脱する人材があるなら強制的にこちら側から操作するしかありません。

機能を最大限に活用するとより一層便利なツールとなります。

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